Як підвищити відповідальність співробітників?

 Джон щосили намагався зберігати спокій, але не міг приховати свого розчарування. Жанін пояснювала, що її група навряд чи зможе виконати план в цьому кварталі.

  - Якщо чесно, - сказала вона, - ці цифри були нереалістичними. З самого початку було зрозуміло, що ми навряд чи їх досягнемо.

І тоді Джон не витримав:

     - Але ви погодилися з цими цифрами, коли ми затверджували бюджет! Більш того, ви самі їх запропонували!

    Жанін помовчала деякий час. Потім, запинаючись, вона почала захищатися. Але Джон швидко розбив ці слабкі спроби. Пізніше, коли ми з Джоном розбирали цю розмову, він поставив мені питання, який я чув десятки разів від десятків керівників:

      - Як домогтися, щоб люди більш відповідально ставилися до результатів своєї роботи?

   Відповідальність - це значить не просто брати на себе провину, коли щось піде не так. Це не явка з повинною. Відповідальність - це виконання прийнятих на себе зобов'язань. Це відповідальність за результат, а не просто за виконання завдань. Це означає проявляти ініціативу продумано, в рамках загальної стратегії.

     Відповідальність необхідна на всіх рівнях ієрархії. Керівники не можуть реально нести відповідальність, якщо їх підлеглі не виконали свої зобов'язання. Вони борються, звичайно. Я бачив, як лідери дають вказівки, просять, благають. Я бачив, як вони кричать, діють пасивно-агресивно і визнають свою поразку. Все в спробах змусити людей відповідати за результат.

 Нічого з цього не працює! Лаяти людей, коли вони не дотягують, не найефективніший спосіб для підвищення їх відповідальності. Це майже завжди знижує мотивацію і продуктивність. Так що ми можемо зробити, щоб сприяти підвищенню відповідальності наших людей? Ми повинні прагнути до чіткості в п'яти областях:

1.     Чіткі очікування

     Для початку, переконайтеся, що всім гранично зрозуміло, чого ви очікуєте. Це означає мати чітке уявлення про необхідний результат, як ви будете вимірювати успіх, і що люди повинні робити для досягнення мети. Необов'язково все це повинно виходити від вас. Насправді, чим більш досвідчені ваші люди, тим більше ідей і стратегій мусить виходити від них. Ведіть справді двосторонню розмову, і, перш ніж вона закінчиться, попросіть співрозмовників підсумувати важливі моменти: результат, якого вони збираються досягти; як вони його збираються досягти; як вони будуть оцінювати свій успіх. Якщо ви потім надрукуєте таке резюме - це добре, але воно не замінить необхідність проговорити все це вголос.

        2. Необхідні навички

     Які навички необхідні людям, щоб відповідати вашим очікуванням? Які ресурси їм знадобляться? Якщо у людей немає всього необхідного, чи зможуть вони отримати те, що не вистачає? Якщо так, то як? Якщо ні, значить, ви повинні передати це завдання іншим. В іншому випадку ви прирікаєте їх на провал.

         3. Зрозумілі показники

      Ніщо не засмучує лідерів більше, ніж раптовий провал. Іноді це відбувається, тому що відповідальна людина боїться звернутися за допомогою. Іноді це відбувається через зайвий оптимізму обох сторін. У будь-якому випадку, цього цілком можна уникнути. На самому початку ви повинні домовитися про щотижневі звіти з чіткими, вимірюваними, об'єктивними цілями. Якщо одна з цих цілей вислизає, хапайтеся за неї негайно. Влаштуйте мозковий штурм, знайдіть рішення, змініть графік або зробіть щось, що направить людей в потрібне русло.

         4. Ясний зворотній зв'язок

       Чесний, відкритий, постійний зворотний зв'язок має вирішальне значення. Люди повинні знати, де вони знаходяться в кожен момент. Якщо у вас є чіткі очікування, навички та показники, на основі цих фактів легко надати зворотній зв'язок. Чи відповідально ставиться людина до виконання своїх зобов'язань? Наскільки добре він взаємодіє з іншими зацікавленими сторонами? Якщо людині потрібно поліпшити свої навички, він не відстане від графіка? Зворотній зв'язок може також йти в обох напрямках - що ви, як керівник, можете робити, щоб бути більш корисним? Залишайте зворотний зв'язок щотижня, і пам'ятайте, що ви повинні бути корисним, а не «хорошим» для всіх.

          5. Чіткі наслідки

        Якщо ви виконали всі перераховані вище вимоги, можете бути впевнені, що зробили все необхідне для підтримки роботи своїх співробітників. Тепер у вас є три варіанти для продовження: повторити, винагородити або звільнити.

     Повторіть описані вище дії, якщо ви відчуваєте, що не все ще зрозуміло. Якщо люди домоглися успіху, ви повинні винагородити їх відповідним чином (визнання, просування по службі і т.д.). Якщо вони не поставилися до роботи відповідально, і ви впевнені, що виконали всі 4 вимоги, значить, ці люди не підходять для тієї роботи, і ви повинні звільнити їх від неї (дати іншу роботу, звільнити їх і т.д.). Ось всі 5 будівельних блоків для підвищення відповідальності.

    Магія в тому, що вони працюють разом як єдина система. Якщо ви пропустите хоч один, відповідальність буде знижуватися. Я виявив, що корисно уявити цей список і обговорити його з людьми, які будуть нести відповідальність за конкретний проект.

    Коли я пояснив все це Джону, він відразу зміг виявити розрив у своїх комунікаціях з Жанін. Його очікування були зрозумілі, але її навички були недостатні, і цього вони ніколи не торкалися. Тепер він зайнявся її навчанням і, в той же час, частіше почав перевіряти її показники. Це дало йому інформацію, необхідну для видачі чіткого і своєчасного зворотнього зв'язку.

   Пам'ятайте питання, з якого ми почали:

-        Як домогтися, щоб люди більш відповідально ставилися до результатів своєї роботи?

Тепер у нас є відповідь: виконати 5 простих вимог. Яким з них ви знехтували?

Джерело: https://bregmanpartners.com/

Переклад українською Михайло Чорний